Politika privatnosti

1. Tko obrađuje podatke

SmartAccount je usluga društva Pametno računovodstvo d.o.o., OIB 23618229102, Ulica Ivana Rendića 13, 10000 Zagreb, Hrvatska. Za pitanja o privatnosti i zahtjeve vezane uz osobne podatke pišite na info@smartaccount.hr.

Ova politika obuhvaća web-stranicu smartaccount.hr, web-aplikaciju app.smartaccount.hr, mobilnu aplikaciju SmartAccount za iOS i Android te povezane računovodstvene usluge. Društvo je voditelj obrade za vlastite poslovne odnose, korisničke račune i sigurnost usluge. Kada obrađujemo podatke zaposlenika, kupaca ili dobavljača prema uputama klijenta, djelujemo kao izvršitelj obrade u okviru ugovorenih usluga; klijent određuje svrhe te obrade.

2. Koje podatke obrađujemo i odakle dolaze

• Podatke o korisniku i poslovnom subjektu: ime, e-mail, kontaktne podatke, korisnički identifikator, ovlasti, naziv, OIB i adresu.
• Poslovne i financijske podatke: račune, dokumente i njihove priloge, podatke kupaca i dobavljača, bankovne račune, stanja, transakcije, portfelj te podatke potrebne za ugovoreno knjigovodstvo i izvještavanje.
• Podatke za prijavu i sigurnost: podatke potrebne za odabrani način autentifikacije, sesije, pristupne tokene te tehničke zapise pristupa i pogrešaka, koji mogu sadržavati IP adresu i vrijeme zahtjeva.
• Sadržaj upita i komunikacije s podrškom ili računovođom te postavke aplikacije.

Podatke dobivamo od Vas, Vašeg poslovnog subjekta i njegovih ovlaštenih korisnika, kroz korištenje usluge te iz povezanih sustava kojima nam omogućite pristup. Opseg obrade ovisi o uslugama i funkcijama koje koristite. Bez podataka potrebnih za prijavu ili obradu određenog dokumenta ne možemo pružiti odgovarajuću funkciju.

3. Svrhe i pravne osnove

Podatke obrađujemo radi pružanja ugovorenih usluga, upravljanja računom, obrade dokumentacije i odgovaranja na upite. Pravna osnova je izvršavanje ugovora ili radnje prije njegova sklapanja kada ste ugovorna strana, odnosno legitimni interes za poslovnu komunikaciju i pružanje usluge poslovnom subjektu koji zastupate. Zakonske obveze osnova su za propisano računovodstvo, porezno izvještavanje i čuvanje dokumentacije.

Za zaštitu računa, sprječavanje zlouporabe i pouzdan rad usluge oslanjamo se na legitimni interes, uz uvažavanje Vaših prava. Kada se obrada temelji na privoli, možete je povući bez utjecaja na zakonitost ranije obrade. Obradu u ime klijenta provodimo prema njegovim dokumentiranim uputama.

4. Mobilna aplikacija i dopuštenja uređaja

Kamera služi za skeniranje ulaznih računa kada pokrenete tu funkciju. Skenirani dokument šalje se SmartAccount poslužitelju kada odaberete slanje. Dopuštenje kamere možete promijeniti u postavkama uređaja; bez njega skeniranje kamerom nije dostupno.

Podaci potrebni za obnovu prijave pohranjuju se u zaštićenoj pohrani uređaja. Odjava uklanja spremljene podatke za obnovu prijave; ne briše Vaš račun ni dokumentaciju na poslužitelju. Android widgeti mogu prikazivati financijske podatke na početnom zaslonu, stoga ih dodajte samo ako želite da ondje budu vidljivi.

Ako odaberete dodavanje kartice tvrtke u Apple Wallet ili Google Wallet, kartica sadrži naziv, OIB i adresu tvrtke. Korištenje novčanika podliježe i pravilima privatnosti njegova pružatelja. Dijeljenjem PDF-a predajete dokument aplikaciji ili primatelju kojeg odaberete. Dopuštenje za Bluetooth na Androidu služi povezivanju s pisačem pri ispisu računa.

5. Obrada dokumenata uz pomoć umjetne inteligencije

Za automatsko prepoznavanje podataka s računa SmartAccount koristi Anthropic API. U tom se postupku pružatelju šalje sadržaj dokumenta te naziv i OIB tvrtke primatelja radi prepoznavanja izdavatelja, datuma, iznosa i drugih polja računa. Dokument može sadržavati osobne podatke osoba navedenih na njemu.

Rezultat služi pripremi podataka računa za pregled i potvrdu. Prepoznati podaci mogu sadržavati pogreške i potrebno ih je provjeriti prije daljnje uporabe. Ovaj postupak nije namijenjen donošenju odluka o pravima pojedinaca.

6. Tko može primiti podatke

Podacima pristupaju ovlaštene osobe koje ih trebaju za pružanje usluge te korisnici s odgovarajućim ovlastima unutar Vašeg poslovnog subjekta. U obradi sudjeluju pružatelji infrastrukture, pohrane, dostave e-pošte i obrade dokumenata. Za dostavu e-pošte koristimo Amazon SES, a za navedenu AI obradu Anthropic.

Ovisno o odabranim funkcijama, podatke razmjenjujemo s pružateljem prijave Certilia, novčanicima Apple i Google te povezanim poslovnim sustavima. Podatke dostavljamo nadležnim tijelima kada je to zakonska obveza ili dio usluge za koju smo ovlašteni.

Ako obrada uključuje prijenos izvan Europskog gospodarskog prostora, za takav prijenos potrebna je odgovarajuća osnova prema GDPR-u, poput odluke o primjerenosti ili standardnih ugovornih klauzula i potrebnih dodatnih mjera. Informacije o primateljima, mjestima obrade i primjenjivim zaštitnim mjerama možete zatražiti na info@smartaccount.hr.

7. Kolačići, lokalna pohrana i vanjski sadržaj

Web-aplikacija koristi sesije i pohranu potrebnu za prijavu, sigurnost i postavke. Mobilna aplikacija pohranjuje podatke potrebne za prijavu i odabrane postavke na uređaju. Brisanje te pohrane može zahtijevati ponovnu prijavu ili podešavanje.

Stranica za kontakt sadrži poveznicu na Google Maps. Otvaranjem poveznice napuštate našu stranicu i pristupate Googleovoj usluzi, na koju se primjenjuju Googleova pravila privatnosti.

Za dogovor sastanka koristimo Amie. Naša stranica dohvaća slobodne termine putem poslužitelja. Kada potvrdite sastanak, Amieju šaljemo vaše ime, adresu e-pošte i odabrani termin.

8. Čuvanje i zaštita podataka

Trajanje čuvanja ovisi o vrsti podataka, svrsi obrade, ugovornom odnosu, obveznim rokovima čuvanja računovodstvene i porezne dokumentacije te potrebi ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva. Podatke računa čuvamo dok su potrebni za pružanje usluge i navedene obveze, a sigurnosne zapise dok su potrebni za zaštitu i rješavanje incidenata. Za podatke koje obrađujemo u ime klijenta primjenjuju se i njegove upute te ugovorene obveze vraćanja ili brisanja.

Po prestanku osnove za čuvanje podatke treba izbrisati ili nepovratno anonimizirati. Obvezno čuvanje poslovnih isprava može se nastaviti i nakon zatvaranja korisničkog računa. Podatke štitimo kontrolom pristupa, šifriranim prijenosom i zaštićenom pohranom podataka za prijavu na mobilnom uređaju.

9. Vaša prava i zahtjevi za brisanje

Pod uvjetima GDPR-a možete zatražiti pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade i prenosivost podataka te uložiti prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu. Privolu možete povući kontaktiranjem na info@smartaccount.hr.

Zahtjev za brisanje korisničkog računa i povezanih osobnih podataka pošaljite na info@smartaccount.hr. Navedite račun na koji se zahtjev odnosi; nemojte slati lozinku. Radi zaštite podataka možemo zatražiti potvrdu identiteta. Ako neke podatke moramo zadržati, objasnit ćemo razlog i primjenjivo razdoblje ili kriterij čuvanja. Ako je voditelj obrade Vaš poslodavac ili drugi klijent, zahtjev ćemo usmjeriti odgovarajućem voditelju obrade.

Na zahtjev odgovaramo bez nepotrebnog odgađanja, u pravilu u roku od mjesec dana. O zakonom dopuštenom produljenju i njegovim razlozima obavijestit ćemo Vas. Imate pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP).

10. Izmjene politike

Aktualnu politiku objavljujemo na smartaccount.hr/privacy uz datum ažuriranja. O bitnim promjenama obrade obavijestit ćemo korisnike na primjeren način. Za dodatne informacije javite se na info@smartaccount.hr.